”Potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä.” Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (1992/785) 13§
Tietosuojattavan jätteen käsittelyyn liittyvät linjaukset ja ohjeet pitää liittää osaksi organisaation jätehuoltosuunnitelmaa ja työntekijöiden perehdytysohjelmaa.
Esimiesten kuuluu huolehtia siitä, että organisaatiossa on soveltuvat ohjeet olemassa myös tietosuojattavan jätteen hävitykseen ja henkilökunta on niistä tietoinen.
- Pelkästään henkilötunnus ei ole peruste siihen, että kyseessä on tietosuojattava materiaali. Kaikki sellainen muukin "ei hetullinen" aineisto, josta on pääteltävissä salassa pidettävä asia (esim. hoitosuhde) ja se on helposti yksilöitävissä henkilöön (esim. nimi tai syntymäaika), on tietosuojattavaa jätettä.
- Tietosuojattavaa jätettä ovat esimerkiksi potilas/henkilötietoa sisältävät paperiasiakirjat, CD-ja DVD-levyt, usb-tikut, vanhat disketit, mikrofilmit, valokuvat, röntgenkuvat, potilastunnistein varustetut biologiset jätteet ja kaikki muu, jossa voi olla salassa pidettävää tietoaineistoa.
- Uudentyyppiset toiminnot, esimerkiksi koneellinen lääkkeenjako, tuo mukanaan runsaasti tietosuojattavaa jätettä, kuten tyhjät lääkepussit. Nämä sisältävät usein potilastietoa (nimi, lääkitys, huonepaikka), joten niitä pitää käsitellä samoin, kuin muutakin tietosuojattavaa materiaalia.
- Yksiköissä tulee välttää kirjoittamasta pahvilaatikoiden kylkeen ”silppurijäte” tai ”tietosuojattava jäte” -tekstejä, varsinkin jos astiat ovat sellaisissa tiloissa, jossa pääsee asioimaan sivullisia eli hoitoon osallistumattomia ihmisiä. Teksti paljastaa sen, että juuri ko. laatikko kannattaa yrittää varastaa.
- Suositeltavinta on käyttää isoja kovamuovisia, lukollisia tietosuojattaville jätteille suunniteltuja laatikoita, joissa hävitettävä materiaali työnnetään pienestä aukosta sisälle laatikkoon.
- Astiat pitää säilyttää mieluiten siten, että ne ovat sivullisten katseilta piilossa ja työpisteestä pitää vastuuttaa joku henkilö huolehtimaan siitä, että astiat täyttyessään lähetetään jätehuoltosuunnitelman mukaisesti eteenpäin hävitykseen. Asiaan erikoistuneita yrityksiä löytyy ja tietosuojattavan jätteen hävitys kannattaa kilpailuttaa tai ottaa osaksi isompaa jätehuoltokilpailutusta/sopimusta
Henkilökunnan pitää muistaa tyhjentää taskuistaan kaikki salassa pidettävä materiaali, (erilaiset muistilaput ja osastojen tilanneraportit) kun työpuku laitetaan pesuun tai luovutetaan takaisin työnantajalle. Kyseisiä papereita ei saa lojua pukukaappien hyllyillä eikä pukutilojen roskakoreissa.