Suomessa tietyissä piireissä tuntuu tietosuoja-termi olevan  lähinnä kirosana. Mielleyhtymä tuo esille tiedon panttaamista, työntekijöiden kyttäämistä ja tiedonkulun ongelmia. Itse olen täysin toista mieltä. Tietosuojalla pitäisi Suomessa käsittää tietopääoman hallintaa, tietojohtamista sekä henkilötietojen oikeaoppista käsittelyä, joka vähentää organisaatioiden tyhjäkäyntiä.

Englanninkielessä tietosuoja-termi jakautuu oikeastaan kahteen osuuteen eli data protection ja privacy. Kuitenkin meillä sana "tieto" on liian ympäripyöreä kertoakseen sanan kuulijoille sen, mitä tietosuojalla tarkoitetaan. Yksityisyyden suojalla on monta ilmentymää ja tasoa ja huvittaa miettiä sitä, että ihmiset kyllä vetävät verhot iltaisin makuuhuoneen ikkunan eteen, mutta sosiaalisessa mediassa kerrotaan mitä kodissa tapahtuu valokuvien kera. No, ehkä tämä on sitten sitä itsemääräämisoikeutta?!

Itse nostan hattua pankeille. Ne ovat vuosikymmeniä hoitaneet asiansa siten, että asiakas voi luottaa asiointiyhteyden olevan suojattu ja että sekä pankki että asiakas tietää kenen kanssa asioi ja sopii asioista. Valitettavasti tätä samaa ei voi sanoa sote-sektorista, jossa on mitä ihmeellisempiä virityksiä verkkoasiointiin ja totuus on kaiken lisäksi tarua ihmeellisempää. Tuntuu siltä, että puhelimitse tai suojaamattomalla sähköpostilla saa hoidetuksi vaikka mitä asioita myös toisten ihmisten puolesta ja asiaa tarkemmin miettimättä se voi tuntua jopa hyvältä...

Itse en haluaisi nähdä tilannetta tai maamme tapaa sellaiseksi, että jos olen suututtanut jonkun henkilön, niin hän voisi helposti sulkea minulta sähkön, puhelinliittymän, lehtitilauksen ja selvittää missä olen seuraavaksi käyttämässä terveydenhuollon palveluita. Tämä kaikki voidaan hoitaa myös kunnolla, kunhan henkilötietojen käsittely ja siihen tarvittavat sähköiset välineet ovat mietitty huolella ja käsittelyn ohjeet jalkautetaan henkilöstölle.

Itse käyn paljon luennoimassa kouluilla, yliopistoilla sekä ammattiliittojen tilaisuuksissa. Monesti luentoni jälkeen tulee palautetta, että "emme ole kyllä ymmärtäneet, mitä tietosuoja-asioihin kuuluu" tai "miten henkilötietoja oikeasti pitäisi käsitellä tai käsittelyä opettaa". Tämä huolestuttaa itseäni ja jos kuvitellaan, että tämän opettaminen voidaan jättää työnantajan vastuulle kaiken muun substanssiin liittyvän perehdyttämisen lisäksi -niin heikoilla jäillä ollaan.

Suomessa pitäisi saada aikaan kulttuuri, jossa oppilaitokset opettaisivat käytännön esimerkkien kautta henkilötietojen oikeaoppista käsittelyä ja salassa pidettäviin tietoihin liittyviä velvollisuuksia. Tällöin vältyttäisiin monilta ongelmilta ja muistakaa se, että vahingon ennaltaehkäisy on huomattavasti halvempaa kuin toteutuneen riskin jälkikäteinen korjaaminen. 

Tietoja

Kirjoittaja Arto Ylipartanen on tietosuoja-asioihin perehtynyt lakimies ja tietokirjailija. Hänellä on yli 20 vuoden työkokemus tietosuoja-asioissa, ja tietokirjailijanakin hän on yksin tai eri ryhmissä julkaissut 13 kirjaa tietosuojasta.

Marko Kestin (Adjunct Professor HRM-P, University of Lapland) LinkedIn-postauksen ”Innovaatiot – kilpailukyvyn virtalähde” (Nov 22, 2015) innoittamana rakensin kirjoitukseni yritysten heikosti hyödyntämien tietosuojainnovaatioiden mahdollisista vaikutuksista suomalaisten yritysten kilpailukykyyn.

Innovaatioista puhutaan paljon ja niistä toivotaan pelastusta Suomen taloudelle. Innovaatiot ovat kilpailukyvyn virtalähde, mutta niiden vaikutusmekanismi on paljon monisyisempi kuin luullaan. Mitä innovaatiot oikein ovat ja miten ne vaikuttavat yrityksen kilpailukykyyn?

Kestin mukaan innovaatiotoiminta voidaan karkeasti jakaa kolmeen osa-alueeseen:
- Strategiset innovaatiot
- Tuote- ja palveluinnovaatiot
- Työelämäinnovaatiot

Tuote- ja palveluinnovaatiot

Tuote- ja palveluinnovaatiot ovat tuotekehityksen tuottamia uusia asiakkaille myytäviä ratkaisuja. Niillä luodaan yrityksen markkinapotentiaalia kasvattamalla markkinaosuutta tai parantamalla hinta-laatusuhdetta. Myös näitä tuote- ja palveluinnovaatioita on vuosittain vain muutamia, sillä tuotekehitys vie aikaa ja lanseeraus on työlästä.

Tuote- ja palveluinnovaatiot ovat meille melko tuttuja ja niiden toteuttamisessa olemme aika hyviä (digitaalisetkin teknologiavetoiset ohjelmistot/sovellukset). Mutta mitä ovat nuo vähemmän tunnetut henkilötietojen käsittelyyn (tietosuoja ja –turva) liittyvät strategiset innovaatiot ja työelämäinnovaatiot ?

Strategiset innovaatiot (asiakkaan luottamus)

Kestin mukaan strategiset innovaatiot ovat suuria valintoja, joilla vaikutetaan liiketoiminnan kannattavuuteen. Strategisia innovaatioita voi olla vuosittain vain muutama, sillä ne ovat yleensä suurempia ylhäältä johdettuja muutoksia.

Yrityksen strategisia innovaatioita voisivat käsitykseni mukaan olla tietosuojan mieltäminen ”esteestä liiketoiminnan menestystekijäksi” ja yrityksen tietosuojatyön organisoiminen tuottavalla tavalla. Liiketoiminnan menestyksen edellytys on asiakkaan luottamus (riittävä tietosuoja ja -turva) digimaailman palveluntarjoajaan. Lisäksi tietosuojatyön organisointi tähtää koko henkilöstön tietosuojaosaamisen parantamiseen. Tämä ”öljyää” organisaation toiminta- ja palveluprosessit lisäten yrityksen tuottavuutta ja tehokkuutta.

Työelämäinnovaatiot (koko henkilöstön tietosuojaosaaminen)

Sanotaan, että johtajat määrittävät kannattavuuden - esimiehet tuottavuuden. Kestin mukaan tärkein tuottavuuden parantamisen lähde ovat työelämäinnovaatiot. Jokaisen esimiehen pitäisi systemaattisesti kehittää omaa työyhteisönsä suorituskykyä työelämäinnovaatioilla. Ne ovat pieniä parannuksia, joilla parannetaan jokaisen tiiminjäsenen suorituskykyä ja työmotivaatiota.

Käsitykseni mukaan juuri tässä tarkoituksessa voidaan hyödyntää myös tietosuojavastaavan (ja tarvittaessa tietosuojaryhmän) osaamista koko henkilöstön tukena ja johdon apuna. Pieniä parannuksia tehdään joka puolella ja ne ovat kunkin tiimin optimaalisia parannuksia, ei siis ylhäältä käskettyjä, vaan usein tietosuojavastaavan ja tiimin itsensä yhdessä keksimiä ja toteuttamia omaa työsuoritusta parantavia juttuja.

Kesti toteaa: ”Yksi maailman menestyneimmistä yrityksistä on General Electric, jota Jack Wells luotsasi noin vuosikymmenen ajan. Hän kirjoittaa Winning nimisessä kirjassaan, että heidän myyntikate suorastaan räjähti nousuun kun he alkoivat systemaattisesti toteuttamaan työelämäinnovaatioita läpi koko organisaation. Saman huiman tuottavuuden nousun olen osoittanut väitöstutkimuksessani ja myöhemmin useissa organisaatioissa yritys ja myös kuntapuolella. ”

Kestin johtopäätös on mielenkiintoinen ”Työelämäinnovaatioiden vaikutusmekanismi on maalaisjärjellä täysin selvä: jokainen pieni parannus tuo lisää tehollista työaikaa ja sen myötä virtuaalista kapasiteettia tehdä enemmän liikevaihtoa tai parempaa laatua.”

Kestin tutkimusten mukaan meillä on vakava ongelma työelämäinnovaatioiden saralla: ”Vaikuttaa siltä, että suurin osa esimiehistä ei toteuta ryhmässään noita kaivattuja parannuksia. Syy saamattomuuteen on usein johtamisjärjestelmässä, joka ei mahdollista työelämäinnovaatioiden toteuttamista.  Työelämäinnovaatiot ovat paras tapa parantaa työelämän laatua, joka on aineeton tuotantotekijä. Tutkimuksissa on osoitettu, että tehokkaalla henkilöstökehittämisellä voidaan merkittävästi parantaa työelämän laatua.”

Tuottavuutta, tehokkuutta ja kustannussäästöjä työelämäinnovaatioilla

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan niiden keräämistä, tallettamista, käyttöä, luovuttamista, siirtoa ulkomaille, säilyttämistä, arkistointia, hävittämistä ja muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä.

Koko henkilöstön tietosuojaosaaminen parantaa työntekijän osaamista, työviihtyvyyttä ja oikeusturvaa, kun työtä tehdessä ei tarvitse olla epätietoisuudessa miten asiakastietoja tai työtovereiden henkilöstöhallinnon tietoja käsitellään. Koko henkilöstön tietosuojaosaamisella yrityksen toiminta- ja asiakasprosessit joustavoituvat. Tämä lisää työntekijöiden työviihtyvyyttä ja työtehoa, mikä puolestaan lisää yrityksen tuottavuutta ja tehokkuutta sekä saa aikaan kustannussäästöjä.

Epätietoisuutta, ahdistusta ja tehottomuutta

Puutteet henkilöstön tietosuojaosaamisessa ja ongelmat asiakastietojen käsittelyssä saavat puolestaan aikaan työntekijöille epävarmuutta ja ahdistusta – työviihtyvyys huononee ja työteho laskee. Tämä voi olla todellisuutta monella toimialalla kuten esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla.

Tehottomasta ja virheellisestä asiakastietojen käsittelystä aiheutuu yritykselle monenlaisia ongelmia kuten muun muassa ylimääräisiä kustannuksia. Ongelmat voivat näyttäytyä asiakasprosessin tyhjäkäyntinä, viivästymisinä, asiakastyytymättömyytenä, negatiivisina asiakaspalautteina, valvontaviranomaisten selvityspyyntöinä, sisäisinä ja ulkoisina selvitysprosesseina, vahingonkorvauksina ja tuomioistuimien langettamina sakko- ja vankeusrangaistuksina.

Lisäksi puutteet asiakas- ja henkilöstöhallinnon tietojen hallinnoinnissa ja suojauksessa, voivat aiheuttaa merkittävän turvallisuusuhan vaikkapa turvakiellon omaavalle asiakkaalle tai työntekijälle. Kyberturvallisuusuhat voivat kohdistua muun muassa yrityksen asiakastietoihin ja työntekijöiden henkilötietoihin sekä yrityssalaisuuksiin. Hakkeroiduille henkilötiedoillekin on omat digitaaliset markkinat internetissä.

Yrityksen kannattaa sijoittaa tietosuoja- ja tietoturvatyöhön, se maksaa itsensä takaisin. Tämä edellyttää aluksi sijoittamista yrityksen tietosuojatyön organisointiin, ja erityisasiantuntijana toimivan tietosuojavastaavan tietosuojatyön tekemiseen.

Mitä tämä kaikki tarkoittaa yrityksen kilpailukyvyssä?

Johtopäätöksiä:

1. Pelkät parannusideat eivät riitä, sillä ideasta tulee innovaatio vasta kun se on menestyksellä otettu käyttöön. Suomalaisten yritysten on syytä ottaa vakavasti tietosuojaan ja –turvaan liittyvät yrityksen strategiset innovaatiot ja työelämäinnovaatiot kannattavuuden ja tuottavuuden parantamiseksi sekä kustannussäästöjen saavuttamiseksi.

2. Kestin mukaan: ”Työelämän laatu on osaamisintensiivisen kansantalouden kilpailukyvyn tärkein tekijä. Yritysten taloudellinen menestys mahdollistaa investoinnit tulevaisuuteen ja myös työvoiman kasvattamisen. IMD mukaan Suomen kilpailukyky on kymmenessä vuodessa heikentynyt 90-luvun tasolle. Karkeasti ottaen kilpailukykyä voidaan parantaa kuluja vähentämällä, työaikaa lisäämällä ja työelämän laatua parantamalla. Kilpailukyky saataisiin korjattua työaikaa hieman lisäämällä ja työelämän laatua parantamalla. Työajan lisäys tarvitaan, jotta saadaan toteutettua työelämäinnovaatioita, joilla työelämän laatu paranee.”

Tässäkin voitaisiin pyrkiä työntekijöiden tietosuojaosaamista lisääviin ja yrityksen asiakasprosesseja joustavoittaviin työelämäinnovaatioihin. Yrityksessä tulisi innovatiivisesti sijoittaa johdon apuna ja henkilöstön tukena toimivan tietosuojavastaavan (tarvittaessa tietosuojaryhmän) tietosuojatyön tekemiseen, ja siten koko henkilöstön tietosuojaosaamisen, työviihtyvyyden ja oikeusturvan varmistamiseen. Tämä lisää työntekijän työtehoa sekä yrityksen tuottavuutta ja tehokkuutta.

3. Strategisena innovaationa tietosuoja (asiakkaan luottamus) ja työelämäinnovaationa hyvä asiakastietojen käsittelytapa (koko henkilöstön tietosuojaosaaminen), yrityksen digitaalisen liiketoiminnan menestystekijöiksi miellettyinä ja oikein toteutettuina, tukevat ja edistävät kotimaisten yritystemme teknologiavetoisten tuote- ja palveluinnovaatioiden kilpailukykyä.

Globaaleilla digimarkkinoilla yritystemme kannattaisi nyt hyödyntää kansainvälisestikin suomalaisuuteen liitetty turvallisuuden ja luottamuksen tavaramerkki ja etulyöntiasema. Tietosuoja ja –turva ovat oikein toteutettuina digitaalisen maailman ”moderni suomalainen kädenpuristus”.

LÄHTEET: 

1. Kesti Marko (Adjunct Professor HRM-P, University of Lapland): LinkedIn-postaus ”Innovaatiot – kilpailukyvyn virtalähde” (Nov 22, 2015)

2. Andreasson Ari, Koivisto Juha ja Ylipartanen Arto: Tietosuojakäsikirja johdolle (Tietosanoma, 2015).

Tietoja
  1. Tietosuojaseminaarin satoa
  2. Yhteenvetoa tietosuojakyselyn tuloksista
  3. Tietosuojavastaavan koulutusohjelma
  4. Valtakunnalliset potilasasiamiespäivät